Om oss

Integritetspolicy

Integritetspolicy för HGM Dryckservice AB

Vi på HGM tycker det är viktigt att du känner dig trygg när du lämnar personuppgifter till oss. I denna integritetspolicy beskrivs vilka uppgifter vi samlar in, i vilket syfte och för vilka ändamål de samlas in, på vilket sätt du kan ha kontroll över dina uppgifter samt hur du kan kontakta oss.

Vårt mål med denna policy är att vi på ett tydligt och transparent sätt skall beskriva för dig hur vi samlar in, använder, visar, överför och lagrar din information så att du känner dig säker på att dina personuppgifter är i säkert förvar. All behandling av personuppgifter inom HGM sker enligt strikta principer och alltid med stöd i Dataskyddsförordningen (GDPR) och andra författningsreglerade bestämmelser om dataskydd.

En grundläggande princip är att vi endast samlar in personuppgifter som är nödvändiga, relevanta och inte överflödiga för det ändamål de är avsedda för.

Definitioner

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Det gäller till exempel namn, adress, e-postadress och telefonnummer. Det gäller också till exempel krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter, som exempelvis IP-nummer, om de kan kopplas till fysiska personer.

Genomgående använder vi begreppet ”Behandling” som omfattar alla olika åtgärder som involverar personuppgifter, det vill säga insamling, hantering, lagring, delning, tillgång, användning, överföring och radering. Allt som sker med personuppgifterna är en behandling oavsett om det utförs automatiserat eller ej.

Personuppgiftsansvarig

HGM Dryckservice AB, org.nr: 556842-1936, med adress Kamaxelgatan 7, 212 41 Malmö är personuppgiftsansvarig och ansvarar således för företagets behandling av personuppgifter. Du kan även kontakta oss på 040-93 30 08 eller info@hgmdryckservice.se.

Vår personuppgiftsbehandling

I det följande anges vilka personuppgifter som vi behandlar, ändamålet med behandlingen, på vilket sätt personuppgifterna behandlas, den lagliga grunden för behandlingen samt hur länge vi sparar uppgifterna. När du har lämnat personuppgifter till oss på HGM, använder vi dessa uppgifter för de ändamål och med stöd den lagliga grund som anges i tabellerna nedan.

I de flesta fall är det du själv som lämnat dina uppgifter till oss. Om uppgifterna i övrigt kommer från någon annan, så kommer det att anges nedan för respektive process.

Som utgångspunkt föreligger inget krav på dig, eller skyldighet för dig, att lämna några av dina uppgifter till oss, och det kan heller inte att få några konsekvenser om du väljer att inte lämna dem. I tabellerna kommer anges om det finns en skyldighet för dig att lämna dina uppgifter till oss. Där kommer även anges de möjliga konsekvenserna av att du i ett sådant fall inte lämnar uppgifterna.

Avtalsingående/avtalsfullgörelse - företagskunder

Vi samlar in personuppgifter från dig som kontaktperson hos företagskund när du kontaktar oss, till exempel via telefon, e-post eller besök för att få information om våra produkter samt tjänster, genomföra köp/leverans samt betalning av produkt eller tjänst.

Ändamål

För att kunna hantera beställningar/köp, vilket innefattar att efterfråga, ingå och fullgöra avtal med kunder

Behandlingar som utförs

  • Hantering av leverans av en beställd/köpt produkt eller tjänst (inklusive avisering och kontakter rörande leveransen)
  • Fakturering samt hantering av betalning (inklusive analys av möjliga betallösningar vilket kan innefatta kontroll gentemot betalningshistorik och inhämtning av kreditupplysningar)
  • Hantering av reklamations- och garantiärende avseende beställd eller köpt produkt eller tjänst.

Kategorier av personuppgifter

  • Förnamn
  • Efternamn
  • Referensnummer (eventuellt)
  • Organisationsnummer (enskild firma)
  • E-mail
  • Telefonnummer
  • Orderinformation (för enskild firma)

Laglig grund: För enskilda näringsidkare som ingått avtal är den lagliga grunden för behandlingen tjänste-/köpeavtalet.

För enskilda näringsidkare som efterfrågat offert samt för kontaktpersoner hos juridiska personer är den lagliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att kunna hantera beställningar/köp. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.

För dig som är kontaktperson föreligger det inget krav, i lag eller avtal med oss, att lämna de aktuella uppgifterna till oss. Du är således inte skyldig att göra det och det kan heller inte få några konsekvenser i vår relation med dig om du inte gör det. Dock föreligger ett krav på lämnande av dessa uppgifter för att vi ska ingå avtal med dig/ditt företag genom dig som företrädare eller fullmaktshavare; utan uppgifterna kan avtalsrelationen inte fullföljas. På samma sätt kräver vi att du som är enskild näringsidkare och som vill ingå avtal med oss (utan medverkan av en kontaktperson) lämnar de aktuella uppgifterna, för att vi ska ingå avtal med dig.

Lagringsperiod: Under den tidperiod som tjänste-/ samt köpeavtalet löper och för en tid om 24 månader efter avtalets upphörande.

Avtalsingående/avtalsfullgörelse – leverantörer

Vi samlar in personuppgifter från dig som kontaktperson hos leverantör när du kontaktar oss eller vi kontaktar dig, till exempel via telefon, e-post eller besök för att ingå leverantörsavtal.

Ändamål

För att kunna efterfråga, ingå och fullgöra avtal med leverantörer

Behandlingar som utförs

  • Uppgifterna används för att efterfråga, ingå och fullgöra avtal, inklusive betalning
  • Kontakt med leverantör angående avtalsfullgörelse
  • Fakturering samt hantering av betalning

Kategorier av personuppgifter

  • Förnamn
  • Efternamn
  • Organisationsnummer (enskild firma)
  • E-mail
  • Telefonnummer
  • Aktuellt företag

Laglig grund:

För enskilda näringsidkare samt för kontaktpersoner hos juridiska personer är den lagliga grunden för behandlingen en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att kunna efterfråga, ingå och fullgöra leverantörsavtal. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.

För dig som är kontaktperson föreligger det inget krav, i lag eller avtal med oss, att lämna de aktuella uppgifterna till oss. Du är således inte skyldig att göra det och det kan heller inte få några konsekvenser i vår relation med dig om du inte gör det. Dock föreligger ett krav på lämnande av dessa uppgifter för att vi ska ingå avtal med dig/ditt företag genom dig som företrädare eller fullmaktshavare; utan uppgifterna kan avtalsrelationen inte fullföljas. På samma sätt kräver vi att du som är enskild näringsidkare och som vill ingå avtal med oss (utan medverkan av en kontaktperson) lämnar de aktuella uppgifterna, för att vi ska ingå avtal med dig.

Lagringsperiod: Under den tidperiod som leverantörsavtalet löper och för en tid om 24 månader efter avtalets upphörande.

Bokföring/revision

Dina personuppgifter behandlas i samband med att vi hanterar bokföring/revision.

Ändamål

För att fullgöra rättsliga förpliktelser, så som avseende bokföring och revision

Behandlingar som utförs

  • Personuppgifterna samlas in och lagras.
  • Används vid bokföring/revision.

Kategorier av personuppgifter

  • Se kategorier av personuppgifter under processen ”Avtalsingående/avtalsfullgörelse” ovan.

Laglig grund: Den lagliga grunden för behandlingen är vår rättsliga förpliktelse avseende bokföring och revision.

Lagringsperiod: Vi sparar personuppgifterna i sju (7) år i enlighet med bokföringslagens krav.

Uppgifter som samlas in via HGMs Kundshop

Om du som företagskund registrerar en användaridentitet på hgmdryckservice.se (Mina sidor) samlar vi in personuppgifter från dig för att skapa inloggningen. I vår kundshop kan du sedan välja att lämna ytterligare personuppgifter.

Ändamål

För att kunna hantera beställningar via kundshop

(beställningsfunktion)

Behandlingar som utförs

  • Skapandet av inloggningsfunktion
  • Upprättandet av korrekta och uppdaterade uppgifter.
  • Möjligheten för dig som kund att följa din beställningshistorik
  • Möjligheten för dig att spara produktfavoriter och liknande underlättande åtgärder.
  • Hantering av dina kundval (tex din profil och dina inställningar)

Kategorier av personuppgifter

  • Förnamn
  • Efternamn
  • Användarnamn
  • Referensnummer (eventuellt)
  • Organisationsnummer (enskild firma)
  • E-mail
  • Telefonnummer

Laglig grund: Den lagliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att kunna hantera beställningar via kundshop. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.

Lagringsperiod: Till dess att köpet har genomförts (inklusive leverans och betalning) och för en tid om 24 månader därefter.

Uppgifter som samlas in vid serviceärenden

Uppgifterna samlas in från dig i samband med att du som kontaktperson hos företagskund kontaktar oss för att vi ska genomföra serviceåtgärder.

Ändamål

För att kunna hantera servicetjänster avseende utrustning (kaffe-, vatten- och varumaskiner), samt reklamations- och garantiärenden.

Behandlingar som utförs

  • Mottagande av serviceärende (regelbundet servicetillfälle/akut servicetillfälle).
  • Hantering av reklamation av service
  • Fakturaunderlag till Visma

Kategorier av personuppgifter

  • Förnamn
  • Efternamn
  • Referensnummer (eventuellt)
  • Organisationsnummer (enskild firma)
  • E-mail
  • Telefonnummer

Laglig grund: För enskilda näringsidkare som ingått avtal är den lagliga grunden för behandlingen tjänste-/köpeavtalet.

För enskilda näringsidkare som efterfrågat offert samt för kontaktpersoner hos juridiska personer är den lagliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att kunna hantera serviceärenden. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.

Denna insamling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt tjänsteavtalet avseende service. Om uppgifterna inte lämnas kan vi inte genomföra serviceåtgärder.

Lagringsperiod: Till dess att tjänsten har genomförts (senaste servicetillfälle) och för en tid om 24 månader därefter

Uppgifter som samlas in vid registrering i våra butiker Food Corner by HGM

Vi samlar in personuppgifter från dig som privatperson när du registrerar dig som kund/användare i vår butik Food Corner by HGM fysiskt i vår butik eller på vår webbplats https://foodcorner.hgmdryckservice.se/.

Ändamål

För att kunna hantera registrering, inloggning, hantering av kundserviceärenden samt köp i Food Corner by HGM

Behandlingar som utförs

  • Inloggningsfunktion
  • Hantering av köp samt fylla på kioskkonto
  • Hantering av betalning (VISA/Mastercard, Kioskkonto eller Faktura (e-mail)
  • Upprättande av korrekta och uppdaterade uppgifter.
  • Möjligt för dig som kund att följa din köphistorik
  • Hantering av dina kundval (tex din profil och dina inställningar)
  • Garantiärende
  • Utredning av eventuella klagomål och supportärenden
  • (Fellevererad produkt eller avsaknad av levererad produkt)
  • Kommunikation och besvarande av eventuella frågor till kundservice (via telefon, e-mail samt post)
  • Identifiering

Kategorier av personuppgifter

(privatpersoner)

  • Förnamn
  • Efternamn
  • E-mail
  • Telefonnummer
  • Personnummer (endast vid köp via faktura)
  • Fingeravtryck (endast om samtycke lämnats)
  • Köpinformation (t.ex. vilken vara som beställts eller om varan ska leverera till annan adress)
  • I förekommande fall information som du lämnar i samband med kundserviceärenden

Laglig grund: Fullgörande av köpeavtalet. Denna insamling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt köpeavtalet.

När du skapar ett konto hos oss kan du välja om du vill aktivera den digitala inloggningsprocessen via fingeravtryck eller ej. Om du vill använda den här funktionen behöver vi samla in vissa biometriska data inkluderat ditt fingeravtryck.

Vår fingeravtrycksscanner tar bara en viss mängd biometriska data och samlar inte in ditt fullständiga fingeravtryck. Vi använder den här informationen så att du kan logga in säkert istället för att ange ditt användarnamn följt av lösenord för att utföra dina inköp. Det är självklart valfritt att använda vår fingeravtrycksinloggning. Med anledning av denna valfrihet är den lagliga grunden för handling av din biometriska data därför baserat på ditt samtycke. Du kan när som helst återkalla detta samtycke.

Det föreligger inget för dig krav, i lag eller avtal med oss, att lämna de aktuella uppgifterna till oss. Du är således inte skyldig att göra det och det kan heller inte få några konsekvenser i vår relation med dig om du inte gör det. Dock föreligger ett krav på lämnande av dessa uppgifter för att vi ska ingå avtal med dig.

Lagringsperiod: Dina personuppgifter sparas till dess att du meddelar att du inte längre vill vara kund i vår Food Corner by HGM eller för en tid om 12 månader efter senaste interaktion då samtliga personuppgifter raderas.

Uppgifter som samlas in för att kommunicera ut nyheter samt erbjuda vårt nyhetsblad

Vi samlar in personuppgifter från dig om du tar del av information och anmäler dig till vår prenumerationstjänst för nyhetsbrev Pausbladet samt våra enkäter eller undersökningar via vårt Pausblad.

Ändamål

För att kommunicera ut nyheter och erbjudanden via vårt nyhetsblad Pausbladet.

Behandlingar som utförs

  • Nyhetsutskick samt erbjudanden, event via e-mail till befintliga kunder utanför ett lojalitetsprogram.
  • Utskick av erbjudanden från samarbetspartner till befintliga kunder utanför ett lojalitetsprogram.
  • Marknadsundersökningar

Kategorier av personuppgifter

  • E-mail
  • Förnamn
  • Efternamn

Lagringsperiod: Kundens personuppgifter sparas till dess att du meddelar att du inte längre vill prenumerera på Pausbladet genom att klicka avprenumerera.

Laglig grund:
Den lagliga grunden för personuppgiftsbehandlingen är det samtycke som du har lämnat. Du kan när som helt återkalla detta samtycke.

Uppgifter som samlas in vid personlig kontakt

Vi samlar in personuppgifter från dig när du kontaktar oss, till exempel via telefon, e-post eller besök för att få information om våra produkter samt tjänster, genomföra köp/leverans samt betalning av produkt eller tjänst.

Ändamål

För att kontakta och offerera potentiella nya kunder

Behandlingar som utförs

  • Prospektering av nya kunder
  • Offertgivning
  • Säljsamtal potentiella nya kunder
  • Införande av avtalslängd för framtida upphandlingar/inköp

Kategorier av personuppgifter

  • Förnamn
  • Efternamn
  • Telefonnummer

Laglig grund: Den lagliga grunden för personuppgiftsbehandlingen är vårt berättigade intresse av att marknadsföra våra produkter/tjänster. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.

Lagringsperiod: Personuppgifter sparas i det fall intresse finns för att HGM får skicka information om oss inför framtida kontakt/upphandling efter samtal.

Användning av uppgifterna

Uppgifterna, som HGM behandlar i egenskap av personuppgiftsansvarig, kommer endast att användas för de ändamål som har angetts i denna integritetspolicy. Uppgifterna kommer inte att på vårt initiativ användas för automatiskt beslutsfattande eller så kallad profilering av dig.

Information från andra källor

Utöver de uppgifter du själv lämnar till oss, eller som vi samlar ifrån dig utifrån dina köp och hur du använder våra tjänster, kan vi också komma att samla in kompletterande information om dina personuppgifter från någon annan tredje part. Detta kan omfatta uppgifter om kreditvärdighet från kreditvärderingsinstitut, information från banker eller upplysningsföretag.

Säkerhet för dina personuppgifter

På HGM säkerställer vi att dina personuppgifter hanteras enligt särskilda säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifterna mot olovlig eller obehörig tillgång till informationen.

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

I de fall det är nödvändigt för ett vi ska kunna erbjuda våra tjänster delar vi dina uppgifter med företag som är s.k. personuppgiftsbiträden för oss. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner. Vi har personuppgiftsbiträden som hjälper oss med:

1) Betallösningar (kortinlösande företag, banker och andra betaltjänstleverantörer)

2) Marknadsföring (print och distribution, sociala medier, mediebyråer eller reklambyråer)

3) IT-tjänster (Three Square Market – Food Corner by HGM) (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar)

När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden sker detta endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in information (tex. för att kunna uppfylla våra åtaganden enligt köpeavtalet).

När vi kan komma att dela dina uppgifter

HGM delar endast dina personuppgifter när detta är ett lagkrav eller i övrigt då det är tillåtet enligt lag. Vi kan i vissa fall använda oss av ett personuppgiftsbiträde som hjälper oss med vår marknadsföring eller för att handlägga avtal eller beställningar. Företag som hjälper oss i dessa fall kan vara speditions- och logistikföretag, bank- och kreditkortsföretag eller leverantörer inom marknadsföring.

Kommer mina uppgifter att lämnas till tredje land?

Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter ska behandlas inom EU/EES och alla våra egna IT-system finns inom EU/EES. Ett av våra personuppgiftsbiträden, Three Square Market som är vår programvaruleverantör, är beläget i USA. På grund av detta kommer dina kontodata och biometriska data att överföras utanför EES och lagras på Three Square Markets servrar i USA. Three Square Market är anslutna till Privacy Shield vilket säkerställer så kallad adekvat skyddsnivå. Överföringen sker således i enlighet med artikel 45 GDPR.

Dina rättigheter

Nedan följer en översikt över dina rättigheter. Observera att samtliga förutsättningar för, och undantag från, dessa rättigheter inte återges.

Rätt till information samt tillgång till information (”registerutdrag”)

Du har rätt till information om vilka av dina personuppgifter vi som personuppgiftsansvariga behandlar m.m. Den rätten tillgodoses genom denna policy. Du har även rätt att få tillgång till personuppgifterna och vissa ytterligare uppgifter om behandlingen (registerutdrag).

Rätt till rättelse

Du har rätt att vända dig till oss och få personuppgifter som avser dig och som är felaktiga rättade. Du har även rätt att komplettera personuppgifter som är ofullständiga, när detta är relevant med hänsyn till ändamålet med personuppgiftsbehandlingen.

Rätt till radering

Du har under vissa förutsättningar rätt till radering av dina personuppgifter. Vi har dock rätt att i vissa fall neka en begäran om radering, bl.a. om det föreligger legala skyldigheter som utgör hinder mot sådan radering.

Rätt till begränsning av behandling

Vidare har du i vissa fall rätt till att begära begränsning av vår behandling. Med begränsning menas att personuppgifterna markeras, så att de under viss tid endast behandlas för vissa avgränsade syften.

Rätt till dataportabilitet

Du har även en sådan rätt att begära att de uppgifter som du lämnat till oss, och där vår behandling grundar sig på ditt samtycke eller ett avtal med dig, överförs till dig. Om en överföring direkt till en tredje part är tekniskt möjlig kan du istället välja detta.

Rätt att invända

Du har rätt att invända mot de behandlingar som vi stödjer på en intresseavvägning, eller på att vi utför en uppgift av allmänt intresse, och åberopa skäl som hänför sig till din specifika situation. Som personuppgiftsansvarig är det därefter upp till oss att påvisa tvingande skäl för vår behandling, som väger tyngre än dina intressen eller grundläggande rättigheter och friheter (vi har dock en rätt att behandla dina personuppgifter för att tillvarata våra eventuella rättsliga anspråk).

Du har alltid rätt att invända mot personuppgiftsbehandling som används för direkt marknadsföring, varvid behandlingen måste upphöra (för marknadsföringsändamål).

Rätt att slippa automatiserat beslutsfattande och profilering

Du har rätt att slippa beslut som grundar sig på automatiserat beslutsfattande, inbegripet profilering, som har rättsliga följder för dig eller annars i betydande grad påverkar dig.

Rätt att återkalla samtycke

När en personuppgiftsbehandling grundar sig på ditt samtycke har du rätt att när som återkalla detta samtycke, med verkan för framtiden.

Utövande av dina rättigheter

För att utöva någon av dessa rättigheter kan du vända dig till oss på någon av de kontaktuppgifter som anges ovan. Kontakta oss om du behöver hjälp, så hjälper vi dig.

Klagomål och tillsynsmyndighet

Om du anser att vi har hanterat dina personuppgifter på ett felaktigt sätt kan du alltid vända dig till oss på HGM. Datainspektionen är ansvarig för tillsyn enligt dataskyddslagstiftning och den som anser att det förekommer felaktig hantering av personuppgifter kan framställa klagomål till Datainspektionen.

Hur hanterar vi personnummer?

Vi kommer bara att behandla ditt personnummer när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, nödvändigt för säker identifiering eller om det finns något annat beaktansvärt skäl. Vi minimerar användandet av ditt personnummer genom att, i de fall det är tillräckligt, istället använda ditt födelsenummer.

Vad är cookies och hur använder vi det?

Cookies är en liten textfil bestående av bokstäver och siffror som skickas från vår webbserver och sparas på din webbläsare eller enhet. På hgmdryckservice.se använder vi följande cookies:

1) sessionscookies (en tillfällig cookie som upphör när du stänger din webbläsare eller enhet);

2) varaktiga cookies (cookies som ligger kvar på din dator tills du tar bort dem eller de går ut);

3) förstapartscookies (cookies som sätts av webbplatsen du besöker);

4) tredjepartscookies (cookies som satts av en tredjeparts webbplats. Hos oss används dessa i första hand för analyser, t.ex. Google Analytics.).

De cookies vi använder förbättrar normalt sett de tjänster vi erbjuder. Några av våra tjänster behöver cookies för att fungera korrekt, medan andra förbättrar tjänsterna för dig.

Kan du själv styra användningen av cookies?

Ja! Din webbläsare eller enhet ger dig möjlighet att ändra inställningarna för användningen och omfattningen av cookies. Gå till inställningarna för din webbläsare eller enhet för att lära dig mer om hur du justerar inställningarna för cookies. Exempel på sådant du kan justera är blockering av alla cookies, att endast acceptera förstapartscookies eller att radera cookies när du stänger ner din webbläsare. Ha i åtanke att vissa av våra tjänster kanske inte fungerar ifall du blockerar eller raderar cookies. Du kan läsa mer om cookies generellt på post- och telestyrelsens webbsida.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Vi använder IT-system för att skydda sekretessen, integriteten och tillgången till personuppgifter. Vi har vidtagit särskilda säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot olovlig eller obehörig behandling (såsom olovlig tillgång, förlust, förstörelse eller skada). Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla våra angivna ändamål har tillgång till dem.

Ändringar

För det fall denna policy ändras medan vi fortfarande behandlar dina personuppgifter kommer vi underrätta dig. Om det sker viktiga förändringar av vilka behandlingsåtgärder vi vidtar, såsom om uppgifterna ska lämnas vidare, eller om ändringen annars kan komma att få en relevant och betydande påverkan på dig, så gör vi det redan innan den nya versionen börjar tillämpas.

Kontakta oss

Vårt mål är att alltid ge dig enkel och korrekt information om hur vi använder dina personuppgifter. På HGM är våra kunders personliga integritet viktigt för oss och vi arbetar ständigt med förbättringar för att du som kund alltid ska känna dig trygg när du lämnar dina uppgifter till oss. Om du har frågor om hur vi använder dina personuppgifter är du välkommen att kontakta vår kundtjänst via telefon 040-93 30 08 eller info@hgmdryckservice.se.