Om oss

Integritetspolicy

Integritetspolicy för HGM Dryckservice AB

Vi på HGM tycker det är viktigt att du känner dig trygg när du lämnar personuppgifter till oss. I denna integritetspolicy beskrivs vilka uppgifter vi samlar in, i vilket syfte och för vilka ändamål de samlas in, på vilket sätt du kan ha kontroll över dina uppgifter samt hur du kan kontakta oss.

Vårt mål med denna policy är att vi på ett tydligt och transparent sätt skall beskriva för dig hur vi samlar in, använder, visar, överför och lagrar din information så att du känner dig säker på att dina personuppgifter är i säkert förvar. All behandling av personuppgifter inom HGM sker enligt strikta principer och alltid med stöd i Dataskyddsförordningen (GDPR) och andra författningsreglerade bestämmelser om dataskydd

En grundläggande princip är att vi endast samlar in personuppgifter som är nödvändiga, relevanta och inte överflödiga för det ändamål de är avsedda för.

Definitioner

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Det gäller till exempel namn, adress, e-postadress och telefonnummer. Det gäller också till exempel krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter, som exempelvis IP-nummer, om de kan kopplas till fysiska personer.

Genomgående använder vi begreppet ”Behandling” som omfattar alla olika åtgärder som involverar personuppgifter, det vill säga insamling, hantering, lagring, delning, tillgång, användning, överföring och radering. Allt som sker med personuppgifterna är en behandling oavsett om det utförs automatiserat eller ej.

Personuppgiftsansvarig

HGM Dryckservice AB, Org.nr: 556842-1936 / med adress Kamaxelgatan 7, 212 41 MALMÖ är personuppgiftsansvarig och ansvarar således för företagets behandling av personuppgifter. Du kan även kontakta oss på 040-93 30 08 eller info@hgmdryckservice.se

Vilka personuppgifter samlar vi in om dig som kund och i vilket ändamål (varför)?

När du har lämnat personuppgifter till oss på HGM, använder vi dessa uppgifter för de ändamål och med stöd den lagliga grund som anges nedan:

Uppgifter som samlas in vid personlig kontakt

Vi samlar in personuppgifter från dig när du kontaktar oss, till exempel via telefon, e-post eller besök för att få information om våra produkter samt tjänster, genomföra köp/leverans samt betalning av produkt eller tjänst.

Ändamål

Behandlingar som utförs

Kategorier av personuppgifter

 

För att kunna hantera beställningar/köp.

 

 

 

 

 

  • Leverera en beställd/köpt produkt eller tjänst (inklusive avisering och kontakter rörande leveransen)
  • Fakturering samt hantering av betalning (inklusive analys av möjliga betallösningar vilket kan innefatta kontroll gentemot betalningshistorik och inhämtning av kreditupplysningar)
  • Hantering av reklamations- och garantiärende avseende beställd eller köpt produkt eller tjänst.

 

 

  • Förnamn
  • Efternamn
  • Referensnummer (eventuellt)
  • Organisationsnummer (enskild firma)
  • E-mail
  • Telefonnummer
  • Orderinformation (för enskild firma)

Laglig grund: Fullgörande av tjänste- samt/eller köpeavtalet. Denna insamling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt tjänste-/köpeavtalet. Om uppgifterna inte lämnas kan våra åtaganden inte fullgöras och vi tvingas därför neka köpet.

 

Bokföringslagen. För bokföringsändamål sparar vi enligt med gällande bokföringslagstiftning information som krävs enligt sådan lag om vårt avtal med dig i 7 år.

 

Lagringsperiod: Under den tidperiod som tjänste-/ samt köpeavtalet löper och för en tid om 24 månader efter detta avtals upphörande. För bokföringsändamål sparar vi enligt med gällande bokföringslagstiftning information som krävs enligt sådan lag om vårt avtal med dig i 7 år.

 

 

 

Uppgifter som samlas in via HGMs Kundshop

 

För att kunna hantera beställningar via kundshop

(beställningsfunktion)

 

 

 

 

 

  • Skapandet av inloggningsfunktion
  • Upprättandet av korrekta och uppdaterade uppgifter.
  • Möjligheten för dig som kund att följa din beställningshistorik
  • Möjligheten för dig att spara produktfavoriter och liknande underlättande åtgärder.
  • Hantering av dina kundval (tex din profil och dina inställningar)

 

 

  • Förnamn
  • Efternamn
  • Referensnummer (eventuellt)
  • Organisationsnummer
  • E-mail
  • Telefonnummer

 

Laglig grund: Fullgörande av tjänste- samt/eller köpeavtalet. Denna insamling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt tjänste-/köpeavtalet.

och för att kunna leverera beställd order enligt dina anvisningar.

Lagringsperiod: Till dess att köpet har genomförts (inklusive leverans och betalning) och för en tid om 24 månader därefter i syfte att kunna hantera eventuella reklamations- och garantiärende.

 

Om du registrerar en användaridentitet på hgmdryckservice.se (Mina sidor) samlar vi in din e-postadress för att skapa inloggningen. Vi samlar också uppgift om ditt användarnamn. I vår kundshop kan du sedan välja att lämna uppgifter om namn, adress samt kontaktuppgifter.

 

Uppgifter som samlas in vid personlig kontakt

Vi samlar in personuppgifter från dig när du kontaktar oss, till exempel via telefon, e-post eller besök för att få information om våra produkter samt tjänster, genomföra köp/leverans samt betalning av produkt eller tjänst.

Ändamål

Behandlingar som utförs

Kategorier av personuppgifter

 

För att kunna hantera servicetjänster avseende utrustning (kaffe-, vatten- och varumaskiner)

 

 

 

 

 

  • Mottagande av serviceärende (regelbundet servicetillfälle/akut servicetillfälle).
  • Hantering av reklamation av service
  • Fakturaunderlag till Visma

 

 

  • Förnamn
  • Efternamn
  • Referensnummer (eventuellt)
  • Organisationsnummer
  • E-mail
  • Telefonnummer

 

Laglig grund: Fullgörande av tjänsteavtalet. Denna insamling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt tjänsteavtalet. Om uppgifterna inte lämnas kan våra åtaganden inte fullgöras och vi tvingas därför neka köpet.

 

 

Lagringsperiod: Till dess att tjänsten har genomförts (senaste servicetillfälle) och för en tid om 24 månader därefter i syfte att kunna hantera eventuella reklamations- och garantiärende.

 

 

Uppgifter som samlas in vid registrering i våra butiker Food Corner by HGM

Vi samlar in personuppgifter från dig när du registrerar dig som kund/användare i vår butik Food Corner by HGM fysiskt i vår butik eller på vår webbplats https://foodcorner.hgmdryckservice.se/

 

De uppgifter vi samlar in namn, e-mail, postadress, telefonnummer samt efter samtycke del av fingeravtryck för smidigare inloggning i vår butik.

Ändamål

Behandlingar som utförs

Kategorier av personuppgifter

(privatpersoner)

 

För att kunna hantera registrering, inloggning samt köp i Food Corner by HGM

 

 

 

 

 

  • Inloggningsfunktion
  • Hantering av köp samt fylla på kioskkonto
  • Hantering av betalning (VISA/Mastercard, Kioskkonto eller Faktura (e-mail)
  • Upprättande av korrekta och uppdaterade uppgifter.
  • Möjligt för dig som kund att följa din köphistorik
  • Hantering av dina kundval (tex din profil och dina inställningar)
  • Garantiärende

 

 

  • Förnamn
  • Efternamn
  • E-mail
  • Telefonnummer
  • Personnummer
  • (fakturakunder)
  • Fingeravtryck
  • Lösenord/Quickpin
  • Köphistorik

 

Laglig grund: Fullgörande av köpeavtalet. Denna insamling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt köpeavtalet.

 

När du skapar ett konto hos oss kan du välja om du vill aktivera den digitala inloggningsprocessen via fingeravtryck eller ej. Om du vill använda den här funktionen behöver vi samla in vissa biometriska data inkluderat ditt fingeravtryck.

 

Vår fingeravtrycksscanner tar bara en viss mängd biometriska data och samlar inte in ditt fullständiga fingeravtryck. Vi använder den här informationen så att du kan logga in säkert istället för att ange ditt användarnamn följt av lösenord för att utföra dina inköp. Det är självklart valfritt att använda vår fingeravtrycksinloggning. Med anledning av denna valfrihet är den lagliga behandlingsgrunden av din biometriska data därför baserat på ditt samtycke.

 

Lagringsperiod: Dina personuppgifter sparas till dess att du meddelar att du inte längre vill vara kund i vår Food Corner by HGM eller för en tid om 12 månader efter senaste interaktion då samtlig kontohistorik raderas samt användaruppgifter.

Fingeravtryck, som inhämtas genom samtycke, sparas till dess du återkallar ditt samtycke. 

 

Uppgifter som samlas in vid personlig kontakt

Vi samlar in personuppgifter från dig när du kontaktar oss, till exempel via telefon, e-post eller besök för att få information om våra produkter samt tjänster, genomföra köp/leverans samt betalning av produkt eller tjänst.

 

Ändamål

Behandlingar som utförs

Kategorier av personuppgifter

 

 

För att kunna hantera kundserviceärenden

 

 

 

 

 

  • Kommunikation och besvarande av eventuella frågor till kundservice (via telefon, e-mail samt post)

 

  • Identifiering

 

  • Utredning av eventuella klagomål och supportärenden

(Fellevererad produkt eller avsaknad av levererad produkt)

 

  • Förnamn
  • Efternamn
  • Referensnummer (eventuellt)
  • Organisationsnummer (enskild firma)
  • E-mail
  • Telefonnummer
  • Köpinformation (t.ex. vilken vara som beställts eller om varan ska leverera till annan adress)

 

 

Laglig grund: Fullgörande av köpeavtalet. Denna insamling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt köpeavtalet.

 

Lagringsperiod: Till dess att köpet har genomförts (inklusive leverans och betalning) och för en tid om 24 månader därefter i syfte att kunna hantera eventuella reklamations- och garantiärende.

 

  

Uppgifter som samlas in när du prenumererar på vårt nyhetsbrev Pausbladet

Om du tar del av information och anmäler dig till vår prenumerationstjänst för nyhetsbrev Pausbladet samt våra enkäter eller undersökningar via vårt Pausblad kommer vi att samla in uppgifter såsom namn samt e-mail.

Ändamål

Behandlingar som utförs

Kategorier av personuppgifter

 

För att kommunicera ut nyheter och erbjudanden via vårt nyhetsblad Pausbladet.

 

 

 

 

 

  • Nyhetsutskick samt erbjudanden, event via e-mail till befintliga kunder utanför ett lojalitetsprogram.
  • Utskick av erbjudanden från samarbetspartner till befintliga kunder utanför ett lojalitetsprogram.
  • Marknadsundersökningar

 

 

  • E-mail
  • Förnamn
  • Efternamn

 

Laglig grund: Den lagliga grunden för personuppgiftsbehandlingen är det samtycke som du har lämnat.

 

Lagringsperiod: Kundens personuppgifter sparas till dess att du meddelar att du inte längre vill prenumerera på Pausbladet genom att klicka avprenumerera.

 

 

 

 

Uppgifter som samlas in vid personlig kontakt

Vi samlar in personuppgifter från dig när du kontaktar oss, till exempel via telefon, e-post eller besök för att få information om våra produkter samt tjänster, genomföra köp/leverans samt betalning av produkt eller tjänst.

 

Ändamål

Behandlingar som utförs

Kategorier av personuppgifter

 

För att kontakta och offerera potentiella nya kunder

 

 

 

 

 

  • Prospektering av nya kunder
  • Offertgivning
  • Säljsamtal potentiella nya kunder
  • Införande av avtalslängd för framtida upphandlingar/inköp

 

 

  • Förnamn
  • Efternamn
  • Telefonnummer

 

Laglig grund: Vårt berättigade intresse av att marknadsföra våra produkter/tjänster.

 

 

Lagringsperiod: Personuppgifter sparas i det fall intresse finns för att HGM får skicka information om oss inför framtida kontakt/upphandling efter samtal.

 

 

Information från andra källor

Utöver de uppgifter du själv lämnar till oss, eller som vi samlar ifrån dig utifrån dina köp och hur du använder våra tjänster, kan vi också komma att samla in kompletterande information om dina personuppgifter från någon annan tredje part. Detta kan omfatta uppgifter om kreditvärdighet från kreditvärderingsinstitut, information från banker eller upplysningsföretag.

Säkerhet för dina personuppgifter

På HGM säkerställer vi att dina personuppgifter hanteras enligt särskilda säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifterna mot olovlig eller obehörig tillgång till informationen.

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

Personuppgiftbiträden

I de fall det är nödvändigt för ett vi ska kunna erbjuda våra tjänster delar vi dina uppgifter med företag som är s.k. personuppgiftsbiträden för oss. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner. Vi har personuppgiftsbiträden som hjälper oss med:

1) Betallösningar (kortinlösande företag, banker och andra betaltjänstleverantörer)

2) Marknadsföring (print och distribution, sociala medier, mediebyråer eller reklambyråer)

3) IT-tjänster (32Market – Food Corner by HGM) (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar)

När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden sker detta endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in information (tex. för att kunna uppfylla våra åtaganden enligt köpeavtalet).

Vi kontrollerar alla personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de kan lämna tillräckliga garantier avseende säkerhet och sekretess för personuppgifter. Vi har skriftliga avtal med personuppgiftsbiträden genom vilka de garanterar säkerheten för de personuppgifter som behandlas och åtar sig att följa våra säkerhetskrav samt begränsningar och krav avseende internationell överföring av personuppgifter.

När vi kan komma att dela dina uppgifter

HGM delar endast dina personuppgifter när detta är ett lagkrav eller i övrigt då det är tillåtet enligt lag. Vi kan i vissa fall använda oss av ett personuppgiftsbiträde som hjälper oss med vår marknadsföring eller för att handlägga avtal eller beställningar. Företag som hjälper oss i dessa fall kan vara speditions- och logistikföretag, bank- och kreditkortsföretag eller leverantörer inom marknadsföring.

Var behandlar vi dina personuppgifter?

Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter ska behandlas inom EU/EES och alla våra egna IT-system finns inom EU/EES. Ett av våra personuppgiftsbiträden, 32 market som är vår programvaruleverantör, är beläget i USA. På grund av detta kommer dina kontodata och biometriska data att överföras utanför EES och lagras på 32markets säkra servrar i USA. Denna överföring sker i enlighet med artikel 49 ”Dataskyddsförordningen (GDPR)”,

Dina rättigheter

Dataskyddslagstiftningen som träder i kraft den 25:e maj 2018 ger dig ett antal rättigheter i förhållande till behandlingen av dina personuppgifter. Vi behandlar dina personuppgifter i den utsträckning det är nödvändigt för att uppfylla dina rättigheter.

Tillgång till dina personuppgifter

Du har rätt att begära att få en bekräftelse från oss om hur vi behandlar personuppgifter som rör dig, samt i sådant fall begära tillgång till de personuppgifter som vi behandlar om dig, ett s.k. registerutdrag.

Begära rättelse

Vidare har du rätt, om du anser att en uppgift om dig är felaktig eller ofullständig, rätt att begära att uppgifterna ska rättas. På hgmdryckservice.se kan du själv uppdatera vissa uppgifter om dig.

Återkalla samtycke

Förbehandling där vi begärt in ditt samtycke har du rätt att, när som helst, återkalla ditt samtycke till behandling med framtida verkan. Det betyder att om du återkallar ditt samtycke har vi inte rätt att fortsätta behandla redan insamlade personuppgifter med stöd av ditt tidigare lämnade samtycke. Genom att klicka på länken som finns i e-mailutskick där samtycke används som laglig grund, kan du enkelt dra tillbaka sitt samtycke.

Du kan också återkalla ditt samtycke genom att ta kontakt oss på någon av de kontaktuppgifter som anges nedan. Kontakta oss om du behöver hjälp, så hjälper vi dig. 

Motsätta dig behandling för direktmarknadsföring

Du kan när som helst motsätta dig vår behandling av dina personuppgifter för direktmarknadsföringsändamål. Detta kan ske genom att klicka på en avregistreringslänk i utskicket.

Om du motsätter dig vår behandling av dina personuppgifter för direktmarknadsföringsändamål accepterar du att HGM inte kommer att skicka några generella eller personliga erbjudanden till dig.

Radering

Under vissa omständigheter har du rätt att få dina personuppgifter raderade, tex om behandlingen stödjer sig på ett samtycke och du återkallar detta samtycke. Detta gäller dock inte om vi exempelvis är skyldig enligt lag att bevara uppgifterna.

Begränsning av behandling

Du har även rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Om du begär att behandlingen av dina uppgifter ska begränsas kan det dock medföra att vi inte kan uppfylla våra eventuella skyldigheter gentemot dig.

Dataportabilitet

Slutligen har du rätt att få en kopia på de personuppgifter som rör dig i ett strukturerat format (dataportabilitet). Rätten till dataportabilitet, till skillnad från rätten till registerutdrag, omfattar således endast uppgifter som du själv har tillhandahållit oss och som vi behandlar med stöd av vissa lagliga grunder, tex ett avtal med dig.

Hur hanterar vi personnummer?

Vi kommer bara att behandla ditt personnummer när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, nödvändigt för säker identifiering eller om det finns något annat beaktansvärt skäl. Vi minimerar användandet av ditt personnummer genom att, i de fall det är tillräckligt, istället använda ditt födelsenummer.

Vad är cookies och hur använder vi det?

Cookies är en liten textfil bestående av bokstäver och siffror som skickas från vår webbserver och sparas på din webbläsare eller enhet. På hgmdryckservice.se använder vi följande cookies:

1) sessionscookies (en tillfällig cookie som upphör när du stänger din webbläsare eller enhet);

2) varaktiga cookies (cookies som ligger kvar på din dator tills du tar bort dem eller de går ut);

3) förstapartscookies (cookies som sätts av webbplatsen du besöker);

4) tredjepartscookies (cookies som satts av en tredjeparts webbplats. Hos oss används dessa i första hand för analyser, t.ex. Google Analytics.).

De cookies vi använder förbättrar normalt sett de tjänster vi erbjuder. Några av våra tjänster behöver cookies för att fungera korrekt, medan andra förbättrar tjänsterna för dig.

 

Kan du själv styra användningen av cookies?

Ja! Din webbläsare eller enhet ger dig möjlighet att ändra inställningarna för användningen och omfattningen av cookies. Gå till inställningarna för din webbläsare eller enhet för att lära dig mer om hur du justerar inställningarna för cookies. Exempel på sådant du kan justera är blockering av alla cookies, att endast acceptera förstapartscookies eller att radera cookies när du stänger ner din webbläsare. Ha i åtanke att vissa av våra tjänster kanske inte fungerar ifall du blockerar eller raderar cookies. Du kan läsa mer om cookies generellt på post- och telestyrelsens webbsida, pts.se.

 

Hur skyddas dina personuppgifter?

Vi använder IT-system för att skydda sekretessen, integriteten och tillgången till personuppgifter. Vi har vidtagit särskilda säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot olovlig eller obehörig behandling (såsom olovlig tillgång, förlust, förstörelse eller skada). Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla våra angivna ändamål har tillgång till dem.

Klagomål och tillsynsmyndighet

Om du anser att vi har hanterat dina personuppgifter på ett felaktigt sätt kan du alltid vända dig till oss på HGM. Datainspektionen är ansvarig för tillsyn enligt dataskyddslagstiftning och den som anser att det förekommer felaktig hantering av personuppgifter kan framställa klagomål till Datainspektionen.

Ändringar 

För det fall denna policy ändras medan vi fortfarande behandlar dina personuppgifter kommer vi underrätta dig. Om det sker viktiga förändringar av vilka behandlingsåtgärder vi vidtar, såsom om uppgifterna ska lämnas vidare, eller om ändringen annars kan komma att få en relevant och betydande påverkan på dig, så gör vi det redan innan den nya versionen börjar tillämpas.

Kontakta oss

Vårt mål är att alltid ge dig enkel och korrekt information om hur vi använder dina personuppgifter. På HGM är våra kunders personliga integritet viktigt för oss och vi arbetar ständigt med förbättringar för att du som kund alltid ska känna dig trygg när du lämnar dina uppgifter till oss. Om du har frågor om hur vi använder dina personuppgifter är du välkommen att kontakta vår kundtjänst via telefon 040-93 30 08 eller info@hgmdryckservice.se